La Ley de Sociedades de Capital regula lo que denomina «página web corporativa». Las sociedades de capital pueden tener una página web corporativa, siendo obligatoria para las sociedades cotizadas y potestativa para el resto.
La web corporativa de una sociedad es una página web especial, que no tiene por qué distinguirse ni por sus características técnicas ni por su contenido, el cual puede perfectamente incluirse, si la compañía así lo decide, en una página web no corporativa, sino por gozar de un régimen propio y específico y cuya creación ha de ser consecuencia de un acuerdo social en el que debe quedar clara la voluntad de que se trate precisamente de una página de esa naturaleza.
En otros términos, una página web es corporativa porque así lo decide la sociedad; y, cuando efectivamente lo es, queda sometida al régimen legal descrito en la LSC.
Contenidos
Creación de una web corporativa
La creación de una página web corporativa debe acordarse por la junta general de la sociedad.
En la convocatoria de dicha junta, la creación de la página web deberá figurar expresamente en el orden del día de la reunión. Salvo disposición estatutaria en contrario, la modificación, el traslado o la supresión de la página web de la sociedad será competencia del órgano de administración.
El acuerdo de creación, modificación, traslado o supresión de la página web se debe hacer constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil correspondiente y será publicado de forma gratuita en el BORME además de en la propia página web que se ha acordado modificar, trasladar o suprimir durante los treinta días siguientes a contar desde la inserción del acuerdo.
Hasta que la publicación de la página web en el BORME tenga lugar, las inserciones que realice la sociedad en ella no tendrán efectos jurídicos.
Los estatutos sociales podrán exigir que, antes de que se hagan constar en la hoja abierta a la sociedad en el Registro Mercantil, estos acuerdos se notifiquen individualmente a cada uno de los socios.
Publicaciones
La sociedad garantizará la seguridad de la página web, la autenticidad de los documentos publicados en esa página, así como el acceso gratuito a la misma con posibilidad de descarga e impresión de lo insertado en ella.
Los administradores tienen el deber de mantener lo insertado en la página web durante el término exigido por la ley, y responderán solidariamente entre sí y con la sociedad frente a los socios, acreedores, trabajadores y terceros de los perjuicios causados por la interrupción temporal de acceso a esa página, salvo que la interrupción se deba a caso fortuito o de fuerza mayor.
Para acreditar el mantenimiento de lo insertado durante el término exigido por la ley será suficiente la declaración de los administradores, que podrá ser desvirtuada por cualquier interesado mediante cualquier prueba admisible en Derecho.
¿Cómo se puede minorar esa responsabilidad? Mediante contratos con terceros proveedores del servicio informático o disponiendo de sistemas propios de acceso al servidor donde se aloje la web corporativa. También se puede acudir a sistemas de certificación de contenido por medio de sellado o marca de tiempo que acreditarían de forma fehaciente la inserción en la web, su contenido y el plazo de publicación.
Comunicaciones por medios electrónicos
Las comunicaciones entre la sociedad y el socio, incluida la remisión de documentos e información, podrán realizarse por medios electrónicos cuando el socio lo hubiera aceptado expresamente.
Para mayor seguridad y orden, se impone a la sociedad la obligación de habilitar a través de la página web corporativa el correspondiente dispositivo de contacto que permita acreditar de forma indubitada la fecha de la recepción y el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre el socio y la sociedad.
Todas las sociedades que tengan página web y no presenten cuentas anuales abreviadas deberán publicar en ella su periodo medio de pago a proveedores (Ley 31/2014).
Forma y plazo de la convocatoria de la junta de la sociedad anónima
La junta se debe convocar en la forma y modo previsto en los estatutos. En defecto de previsión estatutaria la convocatoria de la junta está sometida a requisitos formales mínimos que, necesariamente, deben de respetarse.
Así, la convocatoria debe hacerse mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada.
Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social con un mes de antelación, por lo menos, a la fecha fijada para la celebración de la junta. El plazo legal de antelación mínima para la convocatoria de la junta general de la sociedad anónima se computa de fecha a fecha (Res. DGRN 21-9-07 y RDL 13/2010 e Instrucción 18.V.11).
El anuncio de convocatoria debe estar en la página web de la sociedad con la antelación de un mes en las SA y quince días en las SRL y hasta el día de celebración de la misma.
Los administradores son responsables de mantener lo insertado en la página web durante ese período de tiempo y, por consiguiente, de los perjuicios que se causen por la interrupción temporal de acceso a la página, salvo que la interrupción se deba a caso fortuito o fuerza mayor.
Si la interrupción en el acceso a la página web fuera superior a dos días consecutivos o cuatro alternos, no podrá celebrarse la junta salvo que el total de días de publicación fuera igual o superior a 15 días.
En sustitución de la forma de convocatoria indicada , los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.
No es inscribible la cláusula estatutaria relativa a la convocatoria de la junta general según la cual las juntas generales podrán convocarse «mediante correo electrónico dirigido a la dirección electrónica que conste igualmente en el libro registro de socios» (Res. DGRN 28-10-2014).
Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad.
¿Deben las sociedades crear una web corporativa?
Dependerá de las particularidades de cada sociedad; composición de su accionariado, recursos informáticas o volumen y características de las actividades ejercidas.
Para las sociedades familiares o con un número muy reducido de socios o accionistas no parece que las ventajas compensen los costes (inversión en sistemas de seguridad y certificación) o riesgos (responsabilidades, exposición de la información societaria al público, salvo establecimiento de filtros o sistemas especiales de acceso que compliquen el funcionamiento, etc).
No obstante, para las sociedades con un elevado número de accionistas y que además ya tengan su página web informativa o comercial, el coste de la web corporativa puede ser algo asumible, además de facilitar el acceso a la información por los accionistas.
Aunque una web corporativa implica mayores responsabilidades que una simple web informativa, no hay que olvidar que éstas también tienen que cumplir determinados requisitos en materia de seguridad y protección de datos.
Salvo mejor opinión