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¿Qué es una factura electrónica?
Partimos de la definición de factura como justificante de una entrega de bienes o una prestación de servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Por tanto, la factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Tipos de facturas electrónicas
Existen dos tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ejemplos: facturas en papel escaneadas y ficheros PDF.
Empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica
A partir del 15 de enero de 2015 resultará obligatoria la expedición de factura electrónica por parte de empresas que prestan determinados servicios al por menor o a consumidores, con independencia del tamaño de la plantilla o del volumen anual de operaciones de la empresa. Estos servicios son los siguientes:
- Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
- Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
- Servicios de suministro de agua a consumidores.
- Servicios de suministro de gas al por menor.
- Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.
En el caso de agencias de viajes, servicios de transporte y comercio al por menor, estas obligaciones únicamente serán exigibles cuando la contratación sea electrónica.
¿Qué implica la obligación de emitir una factura electrónica?
- Ofrecer a los clientes la posibilidad de expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
- Facilitar el acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias.
- Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
Proveedores de Administraciones Públicas
Por otro lado, se establece la obligación de facturación electrónica con carácter obligatorio a partir del 15 de enero de 2015 para los proveedores de bienes y servicios a las Administraciones Públicas cuando los proveedores sean:
- Sociedad anónima y de responsabilidad limitada.
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
- Uniones Temporales de Empresas, Agrupaciones de Interés Económico.
- Fondos de pensiones, de capital riesgo, de inversión, de utilización de activos, de regularización del mercado hipotecario, de titulización hipotecaria o de garantía de inversiones.
En este caso, las facturas deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
Régimen sancionador
La norma prevé sanciones para las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas, consistentes en apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros.
Además, se aclara y refuerza el régimen sancionador asociado al incumplimiento de la obligación de permitir el acceso por medios telemáticos de los clientes a información sobre su historial de facturación de al menos los tres últimos años.
Si bien esta obligación está en vigor desde el 29 de diciembre de 2007, su infracción queda sujeta desde el 15 de enero de 2015 a sanciones consistentes en apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros.
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