La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización introdujo como novedad la obligatoriedad del uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización de los libros obligatorios de los empresarios.
Tomamos como punto de partida, el texto literal de artículo 18 de dicha Ley.
Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.
Dada la trascendencia, tanto pública como privada, que lleva consigo la legalización de los libros contables de los empresarios, y con el fin de unificar criterios, la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), publicó la Instrucción de 12 de febrero de 2015 sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, cuyos aspectos más relevantes detallamos a continuación.
Contenidos
Aplicación obligatoria
- Libros de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.
Para las sociedades que su ejercicio social coincida con el año natural, el ejercicio 2014 será el primero de aplicación obligatoria.
Plazo para la legalización
Los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. No obstante, se pueden legalizar libros de actas con una periodicidad inferior al año.
Libros en blanco
No pueden legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013:
- Libros en blanco, encuadernados o no, para su posterior utilización.
- Libros, en soporte papel o electrónico, no presentados por vía telemática.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
Sociedades sin libros legalizados
Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la actual, pueden incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
A efectos probatorios, puede incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización se solicita.
Libros de actas
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio precedente. Será necesario que conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
El libro de actas podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también individual para cada uno de ellos.
En cualquier momento del ejercicio social se pueden legalizar libros de detalles de actas o con actas del ejercicio, sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
Pueden ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Libros de socios
Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, pueden ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.
A partir de dicha fecha se procederá, como en los libros de actas, incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados.
En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores.
Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
En dichos libros debe constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, incluyendo sus domicilios.
Las mismas reglas son de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
Rectificación de libros legalizados
Se deben incluir en el fichero del envío de rectificación los siguientes archivos:
- Certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido.
- Rectificación en el que consten los datos correctos.
Conservación
El empresario debe conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros de los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.
Pérdida, sustracción, destrucción o robo
En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se puede legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente señalados. Se incluirá el acta o la denuncia en fichero anexo a la petición de la legalización.
Período transitorio
Incluye los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014.
Cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas.
Excepciones
Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos.
Proceso de legalización telemática
Los libros Diario e Inventarios y cuentas anuales se legalizarán como todos los ejercicios, sin posibilidad de realizarlo en otro formato que no sea el telemático.
En cuanto a los libros de actas, socios o acciones, existen dos procedimientos según estén legalizados o no los libros en el Registro Mercantil correspondiente.
Si están legalizados
- Transcribir y firmar los libros en papel hasta la fecha de cierre del ejercicio precedente.
- Proceder al cierre de los libros mediante diligencia firmada y sellada por el representante de la sociedad o el interesado.
- Legalizar telemáticamente el libro de actas incluyendo todas las actas levantadas durante el ejercicio y la certificación de cierre del libro anterior.
- Legalizar telemáticamente el libro de socios o acciones, solamente si ha extistido alguna alteración durante el ejercicio y la certificación de cierre del libro anterior.
Si no están legalizados
- Legalizar telemáticamente un libro de actas en el que consten todas las actas levantadas desde la constitución de la sociedad hasta la fecha de cierre.
- Legalizar telemáticamente un libro de socios o acciones en el que consten todos los actos que deban incluirse en el mismo desde la constitución de la sociedad hasta la fecha de cierre.
Una vez rellenados, firmados y convertidos a ficheros PDF, la presentación telemática se realiza a través de la página web https://www.registradores.org seleccionando la opción “Presentación telemática de documentos” disponible en el menú “A un clic” y posteriormente la opción “Acceso con Certificado”.
Para acceder a la oficina virtual de la web registradores.org, la empresa debe estar dada de alta en los servicios telemáticos y disponer de un certificado digital vigente -es válido el certificado digital de la FNMT con el que muchas empresas presentan telemáticamente sus liquidaciones fiscales en la Oficina Virtual de la web de la Agencia Tributaria-.
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