La obligación de generar una constancia documental que justifique las operaciones sujetas al IVA hace que el legislador haya puesto mucho empeño en regular todo lo concerniente a dichos documentos.
El justificante que soporta la operación que devenga la liquidación del impuesto no es otro que la factura, documento que ha de cumplir con una serie de requisitos formales para ser considerado como tal.
Comenzamos una serie de artículos dedicados al tema de la facturación. Desde conceptos básicos y comunes como la obligación de facturar, los tipos de facturas o su contenido, hasta materias controvertidas y con numerosa casuística como la modificación de la base imponible o la inversión del sujeto pasivo
Contenidos
Obligación de facturar
El Reglamento de facturación en su artículo 1 establece de forma genérica la obligación para todos los empresarios y profesionales de:
- Expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad (incluyendo los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas).
- Conservar copia o matriz de las facturas expedidas.
- Conservar las facturas recibidas de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios.
En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
- Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
- Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo en tiendas libres de impuestos).
- Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
- Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el TAI.
- Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
En los supuestos de inversión del sujeto pasivo, cuando quien realice la operación sea un empresario o profesional no establecido en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI), el destinatario deberá conservar el justificante contable de la operación. Si la operación se realizase por un sujeto pasivo establecido en el TAI, el destinatario tendrá que estar en posesión de la factura original expedida por el proveedor.
Tendrá consideración de justificante contable cualquier documento que sirva de soporte a la anotación contable de la operación cuando quien la realice sea un empresario o profesional no establecido en el TAI.
Excepciones a la obligación de facturar
Operaciones exentas de la obligación de facturar:
- Las operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, con excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia, salvo por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos.
- Las autorizadas por la Agencia Tributaria en sectores o empresas determinadas.
No obstante, deberá expedirse factura en los cuatro supuestos anteriores cuando el destinatario lo exija para ejercer un derecho tributario, en las entregas a otro Estado miembro, en las exportaciones y cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
- Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, sin perjuicio de tener que expedir un recibo (“recibo agrícola”), por el reintegro de las compensaciones si, a su vez, han adquirido los bienes o servicios a empresarios o profesionales acogidos al citado Régimen especial. En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.
- Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que se la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional, con la excepción de las operaciones sujetas y no exentas que se localicen en el TAI o en otro Estado Miembro (EM).
Facturas expedidas por el destinatario o por terceros
Los documentos de facturación que debe expedir un empresario o profesional pueden ser confeccionados materialmente por un tercero o por el propio destinatario de la operación.
El expedidor de la factura, y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación, por lo que serán sus datos identificativos los que se consignen en el documento.
Requisitos si el destinatario confecciona la factura
- Debe existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo debe suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones, y en él deberán especificarse aquellas a las que se refiera.
- Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
- El destinatario de las operaciones que expida las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
- Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.
La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la contratación de terceros a los que encomienden su expedición.
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