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Plazos de expedición y envío
- Destinatario empresario/profesional: la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al del devengo del impuesto, incluidas las facturas recapitulativas. Plazo de envío: un mes desde la fecha de expedición.
- Destinatario no empresario/profesional: la factura debe expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.
Entregas intracomunitarias de bienes: debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al del inicio de la expedición/transporte de los bienes al adquirente.
Factura con varias operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario realizadas dentro de un mismo mes natural:
- Destinatario empresario/profesional: la expedición debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se hayan realizado las operaciones.
- Destinatario no empresario/profesional: las facturas deben ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones y enviarse en el momento de su expedición. Plazo de envío: un mes desde la fecha de su expedición.
Formas de remisión
Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular, para la facturación electrónica:
- Controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable.
- Firma electrónica avanzada. Intercambio electrónico de datos (EDI).
- Otros medios validados con carácter previo por la AEAT.
Obligación de conservación
El artículo 165.Uno de la Ley del IVA establece que las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.
Asimismo, el Reglamento de facturación, especifica que deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la LGT los siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA, así como a quienes, sin ser empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.
Estos documentos, en papel o formato electrónico, se deben conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.
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