Dietas y gastos de viajes

Podemos definir las por dietas y asignaciones para gastos de viaje como aquellas cantidades que la empresa paga a un trabajador cuando tiene que desplazarse fuera del lugar donde se encuentra ubicado su centro de trabajo.

Estos desplazamientos producen una serie de gastos, como son los de transporte o manutención, y en caso de tener que pasar fuera una o varias noches, gastos de alojamiento.

Dietas y gastos de viajes en el IRPF

En principio son retribuciones que el trabajador recibe de la empresa y, por tanto, deberían ser incluidas en su declaración de renta. Pero el legislador entiende que como se trata de cantidades que lo que pretenden es compensar una serie de gastos que se van a producir para el trabajador por motivos laborales, no deben tributar.

Eso sí, establece una serie de límites y condiciones para que esas cantidades no tributen. Si se exceden los límites o se incumplen las condiciones, habrá que declarar esos excesos.

Los límites establecidos en el Reglamento del IRPF son los siguientes:

Gastos de locomoción

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

• Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
• En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Gastos de manutención y estancia

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Salvo en ciertos casos, cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

• Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:
  • Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.
  • Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
• Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

El pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen.

En consecuencia, cuando se trate de cantidades abonadas a los trabajadores como consecuencia de una relación laboral y que pretendan compensar gastos ordenados por la empresa por el desplazamiento fuera del centro de trabajo o del municipio donde la misma radique serán aplicables los límites vistos anteriormente. Siempre que la empresa reembolse los gastos de locomoción y de manutención y estancia a los trabajadores, estén justificadas mediante factura completa y, además, no excedan de dichos límites, las citadas cantidades no estarán sujetas al IRPF.

En los casos en que, por no existir justificante, se abone por la sociedad cantidades a tiempo alzado, la realidad de los desplazamientos, así como el motivo de los mismos, deberán acreditarse por cualquier medio de prueba válido en Derecho, conforme al artículo 115 de la Ley General Tributaria, aplicándose asimismo los límites establecidos en el artículo 8 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en cuanto a la exoneración de gravamen de los mismos. 

Dietas y gastos de viajes en el IVA

La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que no podrán ser objeto de deducción:

» 3º. Los alimentos, las bebidas y el tabaco.

6º. Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.»

En consecuencia, en la medida en que los gastos de desplazamiento sean deducibles a efectos de determinar el rendimiento de la actividad en el Impuesto sobre Sociedades de la empresa, las cuotas del IVA soportadas relativas a los mismos serán deducibles siempre que cumplan el resto de los requisitos de deducibilidad del impuesto.

En relación con los gastos de manutención y estancia, la interpretación conjunta de los preceptos señalados lleva a la conclusión de que darán lugar a cuotas soportadas deducibles cuando se hayan producido como consecuencia de un desplazamiento o viaje, siempre que se consideren como gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades y cumplan el resto de los requisitos de deducibilidad.

En cuanto a la justificación de los gastos, el R.D. por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales señala:

«1. Para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias, tanto los gastos necesarios para la obtención de los ingresos como las deducciones practicadas, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse mediante factura completa entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación».

A efectos previstos en este Real Decreto se entiende por factura completa la que reúna todos los datos y requisitos a que se refiere el apartado primero del artículo 3º. Los destinados de las operaciones tendrán derecho a exigir a los empresarios o profesionales la expedición y expedición y entrega de la correspondiente factura completa en los casos en que ésta debe emitirse con arreglo a Derecho».

En consecuencia, sólo servirán como documentos justificativos del derecho a la deducción en el Impuesto sobre el Valor Añadido y en el Impuesto sobre Sociedades las facturas completas expedidas a nombre de la sociedad, con los requisitos y datos a que se refiere el citado artículo 3 del Real Decreto 2402/1985.

Por otra parte, para justificar la realidad del desplazamiento y su realización en el marco de una actividad empresarial servirá cualquier medio de prueba válido en Derecho, conforme a la Ley General Tributaria.

Consultas de la Dirección General de Tributos (DGT)

Gastos no exonerados de gravamen

• DGT 22-02-2000. Miembros Consejo Administración. No se aplica el régimen de dietas por asistencia a las dietas de asistencia percibidas por los miembros de los consejos de administración ni a las cantidades que, en concepto de gastos de viaje y alojamiento, perciben los miembros de los órganos de gobierno de las Cámaras Oficiales para los desplazamientos que realizan en el desarrollo de sus funciones, aunque pueden ser considerados bajo ciertas circunstancias como gastos por cuenta de las empresas que no constituyen renta para los asistentes a las reuniones convocadas al efecto.
• DGT 07-06-2001. Miembros Consejo Administración. El régimen de dietas exceptuadas de gravamen tampoco se aplica a las dietas por asistencia a las reuniones del Consejo Rector de Cooperativas. Si una sociedad pone a disposición de los miembros del Consejo de Administración los medios para que éstos acudan al lugar en el que deben realizar sus funciones, es decir, proporciona el medio de transporte o el alojamiento, no existirá renta para los mismos, pues no existe ningún beneficio particular para estos miembros. Sin embargo, si la sociedad reembolsa los gastos y los miembros del consejo no acreditan la compensación de dichos gastos, o se les abona una cantidad para que ellos decidan libremente como acudir, si estamos ante renta dineraria sujeta a retención.
• DGT 19-11-2001. Plus locomoción y transporte. Las cantidades que un trabajador percibe en concepto de plus de locomoción y plus de transporte tributan plenamente en el IRPF como rendimientos de trabajo sometidos a retención.
• DGT 29-12-2000. La cantidad dineraria satisfecha en concepto de ayuda de comida no puede entenderse exonerada de gravamen, puesto que no asegura el destino exclusivo a la finalidad prevista.
• DGT 28-07-1992. Las asignaciones para gastos de desplazamiento desde el domicilio del trabajador a su lugar de trabajo habitual o viceversa no están exoneradas.

Gastos exonerados de gravamen

• DGT 28-02-2001. El incentivo que recibe un secretario interventor de una agrupación de municipios, consistente en un 45% del complemento de destino para compensar los gastos de desplazamiento, tendrá, en IRPF, el mismo tratamiento que las dietas.
• DGT 26-02-2001. La indemnización por «residencia eventual» recibida por un sujeto pasivo, por el desplazamiento a otra localidad para la realización de un curso de formación, no está sujeta al IRPF.
• DGT 11-12-2000. En el caso de un funcionario en comisión de servicios, desplazado al extranjero, no más de nueve meses las cantidades abonadas por «residencia eventual», que excedan sobre los límites legales están sometidas a tributación por el IRPF, así como a la retención que proceda.
• DGT 21-06-2002. Concepto establecimiento hostelería. A efectos fiscales y de exceptuación de gravamen del importe de las dietas de manutención y estancia, cabe considerar a título de generalidad como establecimiento de hostelería a aquéllos que están dedicados de modo profesional y habitual al alojamiento de personas mediante precio, es decir, que atiendan el servicio de hospedaje.
• DGT 06-03-2002. Los conductores que se desplazan a prestar sus servicios a un municipio distinto del que constituye su residencia habitual y al mismo tiempo distinto de aquél en el que radica su centro de trabajo, tienen derecho a la aplicación del régimen de dieta exonerada de gravamen.
• DGT 06-03-2002. Las cantidades en concepto de «indemnización por gastos de comida», que percibe un trabajador que se desplaza a prestar sus servicios a un municipio distinto del que constituye su residencia habitual, y al mismo tiempo distinto de aquél en el que radica su centro de trabajo, son dietas exoneradas de gravamen.

Requisitos

• DGT 23-03-2001. Cómputo del período de permanencia. El cómputo se realiza: de fecha a fecha, aunque abarque dos períodos impositivos distintos.
• DGT 21-04-1994 Y 23-06-2005. Cómputo del período de permanencia: por separado para cada uno de los municipios donde se desplace. Si se supera dicho período de permanencia, todas las asignaciones para gastos de viaje en dicho desplazamiento tributan (no hay un mínimo exento por los primeros 183 días).

Justificantes

DGT 07-06-2001. El pagador de la dieta o asignación debe acreditar el día y lugar del desplazamiento y su razón o motivo.

Otros

• DGT 29-02-2000. El reembolso de gastos a los empleados por consumo de gasolina en vehículos de la empresa para desplazamientos laborales no es rendimiento del trabajo, y si gasto para la empresa.
• DGT 22-02-2000. En caso de asignaciones globales, sin distinguir entre gastos de manutención y estancia, para la determinación de la cantidad exonerada de gravamen debe descontarse de la cantidad total asignada al trabajador los importes que éste justifique que ha destinado a gastos de estancia. El remanentese compara con el límite máximo diario para gastos de manutención. Si el trabajador no justifica cantidad alguna en concepto de gastos de estancia, la cantidad total asignada se comparará con el citado límite diario, y el exceso, en su caso, estará sometido al impuesto y a sus sistema de retenciones a cuenta.

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